Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc tính lại tổng số thuế bạn phải nộp cho cả năm, rồi so với số đã bị khấu trừ hàng tháng. Nộp thiếu thì bù thêm, nộp thừa thì được hoàn lại.

Rất nhiều người bỏ qua bước này và mất tiền oan. Nếu bạn làm việc không đủ mười hai tháng, đăng ký người phụ thuộc muộn, hoặc từng bị khấu trừ 10% khi làm thời vụ, khả năng cao bạn đang có tiền chờ được hoàn.

Ai phải tự quyết toán, ai được ủy quyền

Đây là câu hỏi đầu tiên cần trả lời, vì nó quyết định bạn có phải tự làm hay không.

Được ủy quyền cho công ty làm thay

Bạn được ủy quyền nếu chỉ có thu nhập tại một nơi duy nhất theo hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên, và tại thời điểm công ty quyết toán bạn vẫn đang làm việc ở đó. Điều này đúng kể cả khi bạn không làm đủ mười hai tháng trong năm. Đã nghỉ việc thì không còn đáp ứng điều kiện này, xem bài cách quyết toán thuế khi nghỉ việc giữa năm.

Trường hợp có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác, bạn vẫn được ủy quyền nếu khoản vãng lai đó bình quân tháng không vượt mười lăm triệu đồng và đã bị khấu trừ 10%, đồng thời bạn không yêu cầu quyết toán phần thu nhập này. Thủ tục, mẫu giấy và khi nào nên tự làm dù được ủy quyền có ở bài hướng dẫn ủy quyền cho công ty quyết toán thuế thay.

Phải tự quyết toán

Bạn phải tự làm nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Có thu nhập từ hai nơi trở lên trong năm.
• Đã nghỉ việc và không còn làm ở đâu tại thời điểm quyết toán.
• Có số thuế nộp thừa và muốn được hoàn lại.
• Có thu nhập từ nước ngoài, hoặc làm nghề tự do nhận thù lao từ nhiều nơi. Xem bài cách quyết toán thuế cho người làm nghề tự do.
• Là người nước ngoài kết thúc hợp đồng và rời Việt Nam.

Trường hợp làm nhiều công ty là phức tạp nhất. Xem riêng ở bài làm ở nhiều công ty thì nộp hồ sơ quyết toán ở đâu.

Chưa đến ngưỡng nộp thuế có cần quyết toán không

Nếu cả năm bạn không phát sinh thuế phải nộp và cũng không bị khấu trừ đồng nào, thì không cần làm gì. Nhưng nếu đã bị khấu trừ mà cuối năm tính ra không phải nộp, bạn nên làm quyết toán để đòi lại. Chi tiết ở bài chưa đến ngưỡng phải nộp thuế có cần quyết toán không.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Chứng từ khấu trừ thuế của từng nơi chi trả thu nhập trong năm. Xin ở bộ phận nhân sự hoặc kế toán.
• Thông tin người phụ thuộc đã đăng ký, gồm họ tên và mã số thuế.
• Chứng từ các khoản đóng góp từ thiện, khuyến học, quỹ hưu trí tự nguyện nếu có.
• Số tài khoản ngân hàng chính chủ để nhận tiền hoàn thuế.

Một thuận lợi lớn: hệ thống thuế hiện đã có sẵn dữ liệu thu nhập mà các công ty đã khai cho bạn. Khi làm quyết toán online, phần lớn số liệu được điền tự động, bạn chỉ việc kiểm tra và bổ sung phần thiếu.

Cách tự quyết toán thuế trên eTax Mobile

Bước 1: Đăng nhập và mở chức năng quyết toán

Mở ứng dụng eTax Mobile, đăng nhập bằng tài khoản thuế hoặc tài khoản định danh điện tử. Vào nhóm chức năng hỗ trợ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Hướng dẫn thao tác đầy đủ ở bài hỗ trợ quyết toán thuế TNCN trên eTax Mobile.

Bước 2: Kiểm tra dữ liệu thu nhập hệ thống đã có

Hệ thống hiển thị danh sách các nơi đã chi trả thu nhập cho bạn trong năm, kèm số tiền và số thuế đã khấu trừ. Đối chiếu với chứng từ bạn đang giữ.

Nếu thiếu một nơi nào đó, nghĩa là công ty đó chưa khai hoặc khai sai mã số thuế của bạn. Liên hệ họ để bổ sung trước khi nộp hồ sơ.

Bước 3: Khai giảm trừ gia cảnh

Khai giảm trừ cho bản thân và cho từng người phụ thuộc, ghi rõ số tháng được tính trong năm. Người phụ thuộc phải đã đăng ký và có mã số thuế thì mới khai được. Nếu chưa đăng ký, xem bài hướng dẫn tự đăng ký người phụ thuộc.

Bước 4: Xem kết quả và chọn hình thức xử lý

Hệ thống tính ra số thuế phải nộp cả năm và so với số đã khấu trừ. Có ba khả năng:

Kết quả	Việc cần làm
Nộp thừa	Chọn hoàn thuế và nhập số tài khoản ngân hàng, hoặc để bù trừ cho kỳ sau
Nộp thiếu	Nộp bổ sung trước hạn để tránh tiền chậm nộp
Vừa đủ	Chỉ cần nộp tờ khai, không phát sinh giao dịch tiền

Bước 5: Ký và nộp tờ khai

Xác nhận bằng mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký. Hệ thống trả về mã giao dịch, hãy chụp màn hình lại để làm bằng chứng đã nộp đúng hạn.

Thời hạn nộp và mức phạt khi trễ

Trường hợp	Thời hạn
Công ty quyết toán thay người lao động	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm dương lịch
Cá nhân tự quyết toán	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ khi kết thúc năm dương lịch

Đừng để sát hạn mới làm. Tháng cuối cùng hệ thống luôn quá tải vì cả nước cùng nộp.

Hoàn thuế mất bao lâu

Hồ sơ hoàn thuế được chia thành hai luồng. Hồ sơ thuộc diện hoàn trước kiểm tra sau được xử lý nhanh, thường trong vài ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước thì lâu hơn đáng kể.

Ba lý do phổ biến khiến hồ sơ hoàn thuế bị chậm:

• Số tài khoản ngân hàng không chính chủ hoặc sai tên.
• Dữ liệu thu nhập lệch với số công ty đã khai.
• Thông tin cá nhân trên hồ sơ thuế bị sai, chẳng hạn sai họ tên.

Nên kiểm tra và sửa thông tin cá nhân trước mùa quyết toán. Xem bài mã số thuế bị sai tên.

Câu hỏi thường gặp

Nghỉ việc giữa năm, chưa đi làm lại thì quyết toán thế nào?

Bạn phải tự quyết toán vì không còn nơi nào để ủy quyền. Xin chứng từ khấu trừ thuế ở công ty cũ rồi tự làm online. Trường hợp này thường được hoàn thuế vì bạn chỉ làm một phần năm nhưng công ty đã khấu trừ theo mức của người làm đủ năm.

Công ty cũ không chịu cấp chứng từ khấu trừ thì sao?

Dữ liệu thu nhập mà công ty đã khai vẫn nằm trên hệ thống thuế và hiển thị khi bạn làm quyết toán online, nên bạn vẫn làm được. Nếu dữ liệu thiếu, bạn có thể phản ánh với cơ quan thuế quản lý công ty đó.

Bị khấu trừ 10% khi làm cộng tác viên có đòi lại được không?

Được, nếu tổng thu nhập cả năm của bạn sau giảm trừ chưa đến ngưỡng phải nộp thuế. Đây là trường hợp hoàn thuế phổ biến nhất mà nhiều người không biết để làm.

Đã ủy quyền cho công ty rồi có cần làm gì nữa không?

Không, trừ khi sau đó bạn phát hiện mình có thu nhập ở nơi khác mà lúc ủy quyền chưa khai. Khi đó bạn phải tự quyết toán lại toàn bộ và thông báo với công ty.

Quyết toán sai thì sửa được không?

Được. Bạn nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh. Nếu việc sửa làm tăng số thuế phải nộp, bạn cần nộp thêm và có thể phát sinh tiền chậm nộp tính từ hạn ban đầu.

Làm sao biết mình được hoàn bao nhiêu trước khi nộp?

Dùng công cụ tính thuế thu nhập cá nhân để ước tính số thuế phải nộp theo thu nhập thực tế, rồi so với tổng số đã bị khấu trừ ghi trên chứng từ. Chênh lệch chính là số ước tính được hoàn.