Hướng dẫn ủy quyền cho công ty quyết toán thuế thay

Nếu đủ điều kiện, ủy quyền là cách quyết toán nhẹ nhất: bạn điền một giấy ủy quyền theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN, nộp cho công ty, và công ty lo toàn bộ phần còn lại. Công ty phải quyết toán thay chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm, tức cuối tháng 3.

Nhưng không phải ai cũng được ủy quyền, và cũng có lúc tự quyết toán lại có lợi hơn. Bài này giúp bạn biết mình thuộc trường hợp nào, năm bước ủy quyền, và khi nào nên tự làm dù được ủy quyền.

Bạn có được ủy quyền không

Được ủy quyền khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện:

1. Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi.
2. Ký hợp đồng lao động với nơi đó từ 3 tháng trở lên.
3. Đang thực tế làm việc ở đó vào thời điểm công ty quyết toán, kể cả khi bạn chưa làm đủ 12 tháng trong năm.

Trường hợp	Ủy quyền được không
Làm một công ty cả năm, vẫn đang làm	Được
Vào công ty từ tháng 9, trước đó không có thu nhập	Được
Có thêm thu nhập vãng lai nơi khác, bình quân không quá 15 triệu đồng mỗi tháng, đã bị trừ 10%, không đề nghị quyết toán phần này	Được, cho nơi làm chính
Chuyển sang công ty mới do công ty cũ sáp nhập, chia tách, hoặc điều chuyển trong cùng hệ thống	Được, cho công ty mới
Nghỉ việc trước thời điểm công ty quyết toán	Không
Có lương từ hai nơi trong năm do tự chuyển việc	Không

Dòng thứ ba là điểm mới: trước đây mốc thu nhập vãng lai chỉ là 10 triệu đồng, nay nâng lên 15 triệu. Nhiều người có việc làm thêm nhỏ giờ vẫn ủy quyền được. Không thuộc diện ủy quyền thì xem bài cách quyết toán thuế khi nghỉ việc giữa năm hoặc làm nhiều công ty thì nộp hồ sơ ở đâu.

Ủy quyền khác tự quyết toán ở đâu

	Ủy quyền cho công ty	Tự quyết toán
Ai lập và nộp hồ sơ	Công ty	Bạn
Hạn chót	Cuối tháng 3	Cuối tháng 4
Việc bạn phải làm	Ký giấy ủy quyền, báo đủ người phụ thuộc	Đối chiếu số liệu, lập tờ khai, theo dõi hồ sơ
Tiền nộp thừa	Công ty trả lại, thường qua lương	Hoàn thẳng vào tài khoản của bạn
Ai chịu trách nhiệm số liệu	Công ty tổng hợp, bạn vẫn nên kiểm tra	Bạn

Nói gọn: ủy quyền đổi một chút quyền chủ động lấy sự nhàn. Với người chỉ đi làm một chỗ, lương ổn định, không có khoản giảm trừ gì đặc biệt, thì đây gần như luôn là lựa chọn hợp lý.

Các bước ủy quyền

Bước 1: Soát lại điều kiện với bảng trên

Nghĩ lại cả năm xem có nhận tiền từ nơi nào khác không, kể cả khoản thù lao nhỏ. Có thì đối chiếu với mốc 15 triệu đồng mỗi tháng bình quân và việc đã bị trừ 10% hay chưa.

Bước 2: Chốt lại người phụ thuộc với công ty

Công ty quyết toán thay dựa trên danh sách người phụ thuộc họ đang tính cho bạn. Người phụ thuộc mới đăng ký hay mới thay đổi trong năm thì báo lại, và tự kiểm tra danh sách theo bài tra cứu người phụ thuộc đã đăng ký.

Bước 3: Điền giấy ủy quyền

Dùng mẫu 08/UQ-QTT-TNCN, ghi họ tên, mã số thuế của bạn, tức dãy 12 số trên căn cước nếu đã có, năm ủy quyền và tên tổ chức nhận ủy quyền. Nhiều công ty có sẵn mẫu hoặc làm qua phần mềm nhân sự, bạn chỉ việc ký.

Bước 4: Nộp cho công ty trước hạn công ty đặt

Hạn của công ty là cuối tháng 3, nhưng họ thường đặt hạn nội bộ sớm hơn, khoảng tháng 1 hoặc tháng 2, để kịp tổng hợp. Lỡ hạn nội bộ thì hỏi ngay, đừng im lặng rồi tưởng đã được quyết toán.

Bước 5: Kiểm tra kết quả

Sau khi công ty nộp, số liệu quyết toán của bạn hiện trên hệ thống. Công ty cân đối số thừa thiếu của từng người, trả lại phần nộp thừa hoặc trừ tiếp phần nộp thiếu, thường qua kỳ lương. Muốn chắc thì hỏi phòng kế toán con số cụ thể của mình.

Khi nào nên tự quyết toán dù được ủy quyền

Ủy quyền tiện, nhưng có ba tình huống tự làm lại có lợi hơn.

• Bạn có chi phí khám chữa bệnh, học hành lớn. Từ kỳ quyết toán tới, bạn được trừ tối đa 23 triệu đồng chi y tế và 24 triệu đồng chi giáo dục mỗi năm cho bản thân và người phụ thuộc. Hỏi công ty có nhận chứng từ để tính khoản này không; nếu không, tự quyết toán để khỏi mất quyền lợi. Chi tiết ở bài hướng dẫn nhận tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân.
• Bạn có người phụ thuộc chưa khai với công ty. Tự quyết toán thì bạn chủ động khai đủ.
• Bạn muốn tiền hoàn về thẳng tài khoản của mình thay vì chờ công ty trả qua lương.

Chọn tự làm thì đừng nộp giấy ủy quyền cho công ty, để tránh hai hồ sơ trùng nhau. Các bước tự làm ở bài tự quyết toán thuế trên eTax Mobile.

Câu hỏi thường gặp

Công ty có được từ chối nhận ủy quyền không?

Khi bạn đủ điều kiện và nộp giấy ủy quyền, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm quyết toán thay. Nếu công ty từ chối, hãy đề nghị họ nêu lý do bằng văn bản, rồi bạn tự quyết toán để không lỡ hạn cuối tháng 4.

Đã nộp giấy ủy quyền rồi mà nghỉ việc thì sao?

Nếu bạn nghỉ trước lúc công ty quyết toán, bạn không còn đáp ứng điều kiện đang làm việc tại đó. Khi ấy bạn tự quyết toán với cơ quan thuế, và nhớ xin chứng từ khấu trừ trước khi rời đi.

Năm nào cũng phải làm giấy ủy quyền mới à?

Có, giấy ủy quyền gắn với từng năm quyết toán. Mỗi mùa quyết toán công ty sẽ thu lại giấy của năm đó.