Người phụ thuộc có hai mã số thuế phải làm gì?

Bạn không tự gộp được, và cũng không cần xin hủy mã nào. Việc cần làm là cập nhật số định danh cá nhân cho người phụ thuộc. Cơ quan thuế sẽ tích hợp các mã số thuế đã cấp vào số định danh đó và hợp nhất dữ liệu.

Bài này giải thích vì sao tình trạng này xảy ra, cách xử lý từng bước, và điều gì sẽ hỏng nếu bạn để yên.

Vì sao một người lại có hai mã số thuế

• Được đăng ký làm người phụ thuộc ở hai nơi khác nhau, mỗi nơi khai một bộ giấy tờ.
• Lần đầu đăng ký bằng giấy khai sinh, lần sau bằng căn cước, hệ thống không nhận ra là cùng một người.
• Đổi từ chứng minh nhân dân chín số sang căn cước mười hai số.
• Thông tin khai bị sai lệch giữa các lần, chẳng hạn sai ngày sinh hoặc thiếu dấu trong tên.

Phần lớn các trường hợp là di sản của thời hệ thống thuế chưa liên thông với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Để yên thì hỏng chuyện gì

Dữ liệu thuế bị chia trên hai mã, dẫn tới ba vấn đề:

• Giảm trừ gia cảnh có thể bị từ chối. Hệ thống thấy người phụ thuộc trùng và trả lại hồ sơ.
• Quyết toán ra số sai. Thu nhập và thuế đã khấu trừ nằm rải trên hai mã, số tổng không đúng.
• Vướng khi người phụ thuộc đi làm. Công ty không đăng ký được mã mới vì hệ thống báo đã tồn tại. Xem bài chuyển mã số thuế người phụ thuộc sang người nộp thuế.

Nguyên tắc: một người, một số định danh

Quy định về đăng ký thuế nêu rõ: khi một cá nhân được cấp nhiều hơn một mã số thuế, người nộp thuế phải cập nhật thông tin số định danh cá nhân để cơ quan thuế tích hợp các mã đã cấp vào số định danh đó.

Ba bước xử lý

Bước 1: Xác định người phụ thuộc đang có mấy mã

Tra cứu bằng số căn cước của người phụ thuộc trên cổng thuế điện tử. Đối chiếu họ tên, ngày sinh và các mã số thuế hiện có. Nếu công ty từng đăng ký hộ, hỏi thêm kế toán xem họ đã khai mã nào.

Bước 2: Cập nhật số định danh cá nhân

Nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho người phụ thuộc, bổ sung số định danh cá nhân. Làm được trên cổng thuế điện tử hoặc trên ứng dụng eTax Mobile.

Nếu ngoài việc trùng mã còn có sai tên hoặc sai ngày sinh, xử lý luôn trong cùng hồ sơ. Xem bài cách sửa mã số thuế bị sai tên.

Bước 3: Chờ cơ quan thuế hợp nhất và kiểm tra lại

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, cơ quan thuế tích hợp các mã cũ vào số định danh. Bạn tra cứu lại sau vài ngày làm việc để xác nhận chỉ còn một đầu mối dữ liệu.

Làm việc này sớm, đừng đợi tới mùa quyết toán. Nếu để muộn, phần giảm trừ gia cảnh của năm có thể bị ảnh hưởng và bạn phải xử lý khi hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Câu hỏi thường gặp

Tôi phải chọn giữ mã nào?

Bạn không phải chọn. Cơ quan thuế tích hợp các mã đã cấp vào số định danh cá nhân, dữ liệu của cả hai mã được gộp về một đầu mối.

Người phụ thuộc là trẻ nhỏ chưa có căn cước thì sao?

Trẻ em vẫn có số định danh cá nhân, số này ghi trên giấy khai sinh cấp theo quy định mới. Bạn dùng số đó để cập nhật.

Việc này có mất phí không?

Không. Cập nhật thông tin đăng ký thuế là thủ tục miễn phí. Ai đòi thu tiền để làm hộ đều không phải kênh chính thống.

Chính tôi có hai mã số thuế thì xử lý giống vậy không?

Giống. Nguyên tắc một người một số định danh áp dụng cho mọi cá nhân, không riêng người phụ thuộc. Xem thêm ở bài mã số thuế cá nhân.

Đã khai giảm trừ bằng mã cũ trong năm, có phải khai lại không?

Sau khi hợp nhất, dữ liệu cũ vẫn được giữ và liên kết với số định danh. Nhưng bạn nên kiểm tra lại khi quyết toán để chắc phần giảm trừ được tính đủ.