Hướng dẫn đăng ký và tra cứu mã số thuế cho người nước ngoài

Người nước ngoài không có số định danh cá nhân Việt Nam, nên vẫn được cấp mã số thuế 10 chữ số như trước. Giấy tờ dùng để đăng ký là hộ chiếu.

Đây là điểm khác biệt quan trọng so với người Việt. Từ 2025, người Việt có căn cước gắn chip đã chuyển sang dùng số định danh thay cho mã số thuế, còn người nước ngoài thì không nằm trong diện đó.

Ai thuộc diện được cấp mã số thuế 10 chữ số

Quy định hiện hành nêu rõ hai nhóm cá nhân vẫn dùng mã 10 chữ số vì chưa có số định danh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

• Cá nhân mang quốc tịch nước ngoài.
• Người mang quốc tịch Việt Nam nhưng sinh sống ở nước ngoài và chưa có số định danh.

Nhóm thứ hai hay bị bỏ sót. Người Việt định cư ở nước ngoài, về nước làm việc hoặc có thu nhập tại Việt Nam, nếu chưa có số định danh thì thủ tục giống người nước ngoài chứ không giống người trong nước.

Cư trú hay không cư trú, quyết định nghĩa vụ thuế

Trước khi nói tới mã số thuế, cần xác định tình trạng cư trú, vì hai nhóm chịu thuế theo hai cách hoàn toàn khác nhau.

	Cá nhân cư trú	Cá nhân không cư trú
Điều kiện	Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu có mặt, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam	Không đáp ứng điều kiện bên cạnh
Cách tính thuế tiền lương	Biểu thuế lũy tiến từng phần	Thuế suất cố định 20% trên tổng thu nhập phát sinh tại Việt Nam
Giảm trừ gia cảnh	Được	Không được
Đăng ký người phụ thuộc	Được	Không

Khác biệt này lớn hơn nhiều người tưởng. Cùng một mức lương, người không cư trú có thể nộp nhiều hơn hẳn vì không được trừ gì cả. Nếu bạn là cá nhân cư trú và có người thân phụ thuộc, thủ tục đăng ký ở bài hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài.

Các bước đăng ký mã số thuế

Bước 1: Kiểm tra xem công ty có làm thay không

Phần lớn người nước ngoài đi làm tại Việt Nam được chính nơi chi trả thu nhập đăng ký mã số thuế giúp. Hỏi bộ phận nhân sự trước, vì làm trùng sẽ dẫn tới hai mã số thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho cá nhân gồm tờ khai theo mẫu quy định, kèm giấy tờ chứng minh danh tính và tình trạng cư trú.

• Hộ chiếu, dùng số hộ chiếu làm thông tin định danh trong hồ sơ.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú tại Việt Nam, chẳng hạn giấy xác nhận tạm trú do cơ quan công an cấp hoặc hợp đồng thuê nhà.
• Bản dịch và hợp pháp hoá lãnh sự với giấy tờ do nước ngoài cấp, nếu cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Nộp qua nơi chi trả thu nhập nếu công ty làm thay, hoặc tự nộp cho cơ quan thuế. Hồ sơ điện tử nộp qua cổng thuế điện tử, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thông tin quản lý thuế.

Bước 4: Nhận mã và kiểm tra lại

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, bạn có mã số thuế 10 chữ số. Tra lại trên cổng để xác nhận thông tin đúng, nhất là phần họ tên viết theo hộ chiếu.

Cách tra cứu mã số thuế khi đã có

Tra trên cổng của cơ quan thuế, ở thẻ dành cho cá nhân, điền mã số thuế 10 chữ số vào ô Mã số thuế. Các bước chi tiết ở trang tra cứu mã số thuế cá nhân bằng số căn cước, cách làm giống nhau, chỉ khác là bạn điền mã 10 số thay vì dãy 12 số.

Lưu ý cổng không có ô nhập số hộ chiếu. Nghĩa là nếu bạn không nhớ mã số thuế thì không tra ra được bằng hộ chiếu. Khi đó hỏi lại nơi chi trả thu nhập, vì họ phải lưu mã số thuế của người lao động để khai thuế. Các khả năng khác xem ở bài cách xử lý khi tra cứu không ra kết quả.

Bốn lỗi thường gặp

• Tự đăng ký trong khi công ty đã đăng ký giúp. Kết quả là hai mã số thuế và phải làm thủ tục gộp.
• Đổi hộ chiếu mà không cập nhật hồ sơ thuế. Số hộ chiếu cũ trong hồ sơ sẽ không khớp giấy tờ hiện tại.
• Nhầm tình trạng cư trú. Đủ 183 ngày là thành cá nhân cư trú, cách tính thuế đổi hẳn, nên cần theo dõi số ngày có mặt.
• Nghĩ rằng phải có căn cước Việt Nam mới có mã số thuế. Không đúng, hộ chiếu là đủ.

Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài có được cấp số định danh cá nhân để dùng làm mã số thuế không?

Quy định về đăng ký thuế xác định rõ cá nhân mang quốc tịch nước ngoài thuộc diện dùng mã số thuế 10 chữ số, vì chưa có số định danh được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Tôi làm việc ở Việt Nam dưới 183 ngày, có cần mã số thuế không?

Có thu nhập phát sinh tại Việt Nam thì vẫn phát sinh nghĩa vụ thuế, nên vẫn cần mã số thuế để nơi chi trả khấu trừ và khai thuế cho bạn. Khác biệt nằm ở cách tính thuế, không phải ở việc có cần mã hay không.

Rời Việt Nam rồi thì mã số thuế có bị huỷ không?

Mã số thuế vẫn tồn tại trên hệ thống. Nếu sau này bạn quay lại làm việc, hãy dùng chính mã cũ thay vì đăng ký mã mới, và cập nhật lại thông tin hộ chiếu nếu đã đổi.

Người Việt định cư ở nước ngoài về nước làm việc thì theo diện nào?

Nếu chưa có số định danh cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì theo diện mã số thuế 10 chữ số, thủ tục giống người nước ngoài. Có số định danh rồi thì dùng chính dãy 12 số đó.

Cá nhân không cư trú có phải quyết toán thuế cuối năm không?

Thuế của cá nhân không cư trú tính theo thuế suất cố định trên từng khoản thu nhập và thường được khấu trừ ngay khi chi trả, nên không đặt ra việc quyết toán như cá nhân cư trú. Trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý để chắc chắn.