Hướng dẫn hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài

Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam được đăng ký người phụ thuộc và hưởng giảm trừ gia cảnh như người Việt. Khác biệt nằm ở giấy tờ: người phụ thuộc thường dùng hộ chiếu thay cho số định danh cá nhân, và giấy tờ do nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự cùng bản dịch.

Bài này liệt kê hồ sơ cần chuẩn bị và những chỗ hay vướng nhất.

Trước hết phải là cá nhân cư trú

Chỉ cá nhân cư trú mới được giảm trừ gia cảnh. Bạn được coi là cá nhân cư trú nếu ở Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ gồm hai phần: bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu hiện hành, và giấy tờ chứng minh nhân thân cùng quan hệ.

Loại giấy tờ	Ghi chú
Hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ thuộc	Giấy tờ định danh chính. Nếu không có hộ chiếu thì dùng giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực.
Giấy tờ chứng minh quan hệ	Giấy khai sinh với con, giấy đăng ký kết hôn với vợ hoặc chồng, giấy tờ xác định quan hệ với cha mẹ.
Bản dịch công chứng	Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài cần dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
Hợp pháp hóa lãnh sự	Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.

Điều kiện để một người được tính là người phụ thuộc, theo từng nhóm quan hệ, giống như với người Việt. Xem đầy đủ ở bài hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc.

Khi giấy tờ không đúng mẫu quy định

Đây là vướng mắc phổ biến nhất. Hệ thống giấy tờ hộ tịch ở nhiều nước khác Việt Nam, nên giấy tờ bạn có thể không trùng với danh mục mà quy định liệt kê.

Hướng xử lý là chuẩn bị tài liệu pháp lý tương đương, tức giấy tờ có giá trị chứng minh quan hệ hoặc nghĩa vụ nuôi dưỡng theo pháp luật nước cấp. Ví dụ giấy chứng nhận quan hệ gia đình, quyết định của tòa án về quyền nuôi con, hoặc giấy tờ do cơ quan hộ tịch nước ngoài cấp.

Vì cách chấp nhận giấy tờ tương đương phụ thuộc vào đánh giá của cơ quan thuế quản lý, bạn nên hỏi trước khi chuẩn bị bản dịch và hợp pháp hóa, tránh tốn chi phí cho giấy tờ không được chấp nhận.

Ba lỗi khiến hồ sơ bị trả lại

• Tên phiên âm không thống nhất. Tên trên hộ chiếu, trên hợp đồng lao động và trên hồ sơ thuế phải giống nhau từng ký tự. Đây là lỗi hay gặp nhất với tên nước ngoài.
• Giấy tờ hết hiệu lực. Hộ chiếu của người phụ thuộc phải còn hạn tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự. Bản dịch công chứng không thay thế được bước hợp pháp hóa với giấy tờ do nước ngoài cấp.

Nếu thông tin trên hồ sơ thuế của chính bạn đang sai, xử lý trước theo bài cách sửa mã số thuế bị sai tên.

Nộp hồ sơ ở đâu

Hai cách như với người Việt: nộp qua công ty nơi bạn làm việc, hoặc tự nộp trên cổng thuế điện tử. Với người nước ngoài, nộp qua công ty thường thuận lợi hơn vì kế toán quen xử lý giấy tờ nước ngoài và có thể hỗ trợ khâu dịch thuật.

Các bước tự làm trực tuyến xem ở bài hướng dẫn tự đăng ký người phụ thuộc.

Câu hỏi thường gặp

Người phụ thuộc đang ở nước ngoài có đăng ký được không?

Được, pháp luật không yêu cầu người phụ thuộc phải cư trú tại Việt Nam. Điều kiện vẫn là quan hệ nuôi dưỡng và mức thu nhập của người phụ thuộc, kèm giấy tờ chứng minh hợp lệ.

Mức giảm trừ cho người nước ngoài có khác người Việt không?

Không khác. Cá nhân cư trú, dù quốc tịch nào, đều áp dụng cùng mức giảm trừ gia cảnh và cùng biểu thuế lũy tiến.

Năm đầu sang Việt Nam chưa đủ 183 ngày thì tính sao?

Điều kiện cư trú xét theo năm dương lịch hoặc theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt. Đây là tình huống dễ tính sai, bạn nên hỏi cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn thuế trước khi kê khai.

Hết hợp đồng và rời Việt Nam thì phải làm gì?

Bạn phải tự quyết toán thuế trước khi rời Việt Nam, không được ủy quyền cho công ty. Xem hướng dẫn ở bài hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân.