Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh

Mỗi người phụ thuộc được đăng ký hợp lệ giúp bạn giảm 6.200.000 đồng thu nhập tính thuế mỗi tháng, tức 74,4 triệu đồng một năm. Với người có lương trung bình, khoản này có thể là khác biệt giữa việc phải nộp thuế và không phải nộp đồng nào.

Nhưng giảm trừ chỉ được tính khi bạn đã đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế và người đó đã có mã số thuế. Nuôi thật mà chưa đăng ký thì vẫn không được trừ. Bài này hướng dẫn đầy đủ: ai được tính là người phụ thuộc, cần giấy tờ gì, đăng ký online ra sao và xử lý các tình huống hay gặp.

Người phụ thuộc là ai

Người phụ thuộc chia thành hai nhóm với điều kiện khác hẳn nhau. Nhầm nhóm là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại.

Nhóm 1: Con của người nộp thuế

Gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú và con riêng của vợ hoặc chồng. Nhóm này không xét điều kiện thu nhập nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Con dưới 18 tuổi, tính đủ theo tháng.
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Con đang học đại học, cao đẳng, trung cấp hoặc học nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học phổ thông, với điều kiện không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt 3 triệu đồng.

Nhóm 2: Những người khác mà bạn đang trực tiếp nuôi dưỡng

Gồm vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi hợp pháp, cha dượng và mẹ kế. Ngoài ra còn có anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cô dì chú bác cậu ruột, cháu ruột và người khác mà bạn phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định pháp luật.

Nhóm này phải thỏa mãn đồng thời hai điều kiện:

1. Về khả năng lao động: đã ngoài độ tuổi lao động, hoặc còn trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật và không có khả năng lao động.
2. Về thu nhập: không có thu nhập, hoặc thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt 3 triệu đồng. Mức này nâng từ 1 triệu lên 3 triệu đồng theo Điều 3 Thông tư 87/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/7/2026, xem thêm bài Nghị định 253/2026: 6 thay đổi thuế TNCN.

Mức giảm trừ và cách nó tác động tới tiền thuế

Rà soát lần gần nhất ngày 26/09/2026. Căn cứ: Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 số 109/2025/QH15, Điều 10 và biểu thuế lũy tiến; Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân, khoản 2 Điều 49 về giảm trừ chi phí y tế, giáo dục; Nghị định 293/2025/NĐ-CP về lương tối thiểu vùng, áp dụng từ 01/01/2026; Nghị định 161/2026/NĐ-CP về mức lương cơ sở, áp dụng từ 01/7/2026. Chính sách thuế có thể thay đổi, bạn nên đối chiếu lại với văn bản mới nhất trước khi dùng kết quả cho việc quan trọng.

Ví dụ dễ hình dung. Bạn có lương gộp 25 triệu đồng mỗi tháng, đóng bảo hiểm đầy đủ.

Tình huống	Thu nhập tính thuế	Thuế mỗi tháng
Không có người phụ thuộc	6.875.000 đ	343.750 đ
Có 1 người phụ thuộc	675.000 đ	33.750 đ
Có 2 người phụ thuộc	0 đ	Không phải nộp

Đăng ký thêm một người phụ thuộc trong trường hợp này tiết kiệm khoảng 3,7 triệu đồng tiền thuế mỗi năm. Người phụ thuộc thứ hai đưa số thuế về 0. Bạn có thể tự thử con số của mình bằng công cụ tính thuế thu nhập cá nhân.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho từng đối tượng

Hồ sơ gồm hai phần: bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu của cơ quan thuế, và giấy tờ chứng minh quan hệ. Giấy tờ chứng minh khác nhau theo từng đối tượng.

Đối tượng	Giấy tờ chứng minh
Con đẻ dưới 18 tuổi	Giấy khai sinh và căn cước của con nếu đã được cấp
Con trên 18 tuổi đang đi học	Giấy khai sinh, thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của trường
Con bị khuyết tật	Giấy khai sinh và giấy xác nhận khuyết tật
Con nuôi, con ngoài giá thú	Quyết định công nhận nuôi con nuôi hoặc quyết định công nhận cha mẹ con
Vợ hoặc chồng	Giấy đăng ký kết hôn và căn cước
Cha mẹ đẻ	Căn cước và giấy tờ xác định quan hệ như sổ hộ khẩu cũ hoặc giấy khai sinh của bạn
Cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng	Giấy đăng ký kết hôn cộng giấy tờ xác định quan hệ với vợ hoặc chồng
Ông bà, anh chị em ruột, cháu ruột	Giấy tờ chứng minh quan hệ và giấy xác nhận của địa phương về việc bạn đang trực tiếp nuôi dưỡng

Với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, hồ sơ có một số khác biệt. Xem chi tiết ở bài hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài.

Cách đăng ký người phụ thuộc online

Có hai đường đăng ký: qua công ty nơi bạn làm việc, hoặc tự làm trên cổng thuế điện tử. Nếu đi làm công ty, cách nhanh nhất là nộp hồ sơ cho bộ phận nhân sự để họ đăng ký giúp. Nếu muốn tự làm, thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 1: Đăng nhập cổng thuế điện tử

Truy cập cổng thuế điện tử của cơ quan thuế và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân. Nếu chưa có tài khoản, bạn đăng ký bằng số căn cước gắn chip hoặc tài khoản định danh điện tử mức 2.

Bước 2: Chọn mục đăng ký người phụ thuộc

Vào phần đăng ký thuế, chọn chức năng đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. Hệ thống sẽ mở bản đăng ký theo mẫu để bạn điền.

Bước 3: Điền thông tin người phụ thuộc

Nhập họ tên, ngày sinh, số căn cước hoặc số định danh, quan hệ với bạn, và thời điểm bắt đầu tính giảm trừ. Thời điểm này quan trọng vì nó quyết định bạn được giảm trừ từ tháng nào.

Nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế, hệ thống sẽ cấp mã số thuế cho họ trong quá trình xử lý hồ sơ.

Bước 4: Đính kèm giấy tờ và gửi hồ sơ

Tải lên bản chụp hoặc bản scan các giấy tờ chứng minh quan hệ đã chuẩn bị ở phần trên. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin rồi bấm gửi. Hệ thống trả về mã hồ sơ để bạn theo dõi.

Bước 5: Theo dõi kết quả xử lý

Quay lại mục tra cứu hồ sơ sau vài ngày làm việc để xem kết quả. Hồ sơ được chấp nhận thì người phụ thuộc có mã số thuế và bạn bắt đầu được tính giảm trừ. Hồ sơ bị trả lại thì hệ thống ghi rõ lý do để bạn bổ sung.

Bạn cũng có thể tra cứu tình trạng hồ sơ ngay trên ứng dụng eTax Mobile. Xem hướng dẫn tại bài tra cứu thông báo trên eTax Mobile.

Đăng ký trên eTax Mobile được không

Ứng dụng eTax Mobile hỗ trợ thay đổi thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc, chẳng hạn bổ sung số định danh cá nhân hoặc sửa thông tin sai. Đây là việc nhiều người cần làm khi hệ thống thuế chuyển sang dùng số định danh thay mã số thuế.

Tuy nhiên với việc đăng ký lần đầu, bạn nên thực hiện trên cổng thuế điện tử bản web hoặc nộp qua công ty. Chức năng trên ứng dụng có thể thay đổi theo từng phiên bản, hãy kiểm tra trực tiếp trong app của bạn.

Các tình huống thường gặp

Chuyển người phụ thuộc từ bố sang mẹ

Một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất trong cùng một năm tính thuế. Vợ chồng không thể cùng khai một đứa con.

Muốn đổi người đứng đăng ký, người đang đăng ký phải làm thủ tục giảm trừ người phụ thuộc trước, sau đó người kia mới đăng ký mới. Chi tiết ở bài thay đổi người phụ thuộc từ bố sang mẹ.

Người phụ thuộc có nhiều hơn một mã số thuế

Tình huống này xảy ra khi người phụ thuộc từng được đăng ký ở nhiều nơi với thông tin không đồng nhất. Cần làm thủ tục hợp nhất về một mã số thuế duy nhất. Xem cách xử lý ở bài người phụ thuộc có nhiều hơn một mã số thuế.

Chuyển mã số thuế người phụ thuộc sang mã số thuế người nộp thuế

Khi người phụ thuộc lớn lên và bắt đầu đi làm, mã số thuế của họ cần chuyển trạng thái để dùng cho việc kê khai thu nhập của chính họ. Xem hướng dẫn ở bài chuyển mã số thuế người phụ thuộc sang người nộp thuế.

Đăng ký muộn có được truy lĩnh không

Nếu bạn đăng ký muộn nhưng vẫn trong năm tính thuế, phần giảm trừ của các tháng trước thường được tính bù khi quyết toán thuế cuối năm. Đây là lý do nên làm quyết toán ngay cả khi công ty đã khấu trừ đủ.

Hãy đăng ký càng sớm càng tốt. Để sang năm sau mới đăng ký thì phần giảm trừ của năm cũ coi như mất.

Bốn lỗi khiến hồ sơ bị trả lại

• Khai cha mẹ còn đang đi làm hoặc lương hưu cao. Đây là lỗi phổ biến nhất. Phải kiểm tra điều kiện thu nhập trước khi nộp.
• Hai vợ chồng cùng khai một người con. Hệ thống sẽ phát hiện trùng và từ chối hồ sơ nộp sau.
• Tên trên giấy tờ không khớp nhau. Sai một dấu trên giấy khai sinh so với căn cước cũng đủ khiến hồ sơ bị trả. Xử lý trước ở bài cách sửa mã số thuế bị sai tên.
• Thiếu giấy xác nhận nuôi dưỡng. Với ông bà, anh chị em ruột và cháu ruột, giấy tờ quan hệ không đủ, cần thêm xác nhận của địa phương.

Câu hỏi thường gặp

Một người được đăng ký tối đa bao nhiêu người phụ thuộc?

Không có giới hạn về số lượng. Bạn đăng ký được bao nhiêu người thỏa mãn điều kiện thì được giảm trừ bấy nhiêu. Nhưng mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế trong cùng một năm.

Con đang học đại học nhưng có làm thêm thì còn được tính không?

Còn, miễn là thu nhập bình quân tháng trong năm của con không vượt 3 triệu đồng. Lưu ý tính bình quân cả năm chứ không phải từng tháng, nên tháng cao tháng thấp vẫn có thể đạt điều kiện.

Vợ ở nhà nội trợ có được tính là người phụ thuộc không?

Chỉ được tính nếu thỏa mãn điều kiện về khả năng lao động, tức đã ngoài độ tuổi lao động hoặc bị khuyết tật không có khả năng lao động. Vợ trong độ tuổi lao động và khỏe mạnh thì không đủ điều kiện, dù thực tế không có thu nhập.

Đăng ký xong bao lâu thì được giảm trừ?

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, giảm trừ được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà bạn đã khai trong hồ sơ, không phải từ tháng nộp hồ sơ. Nếu công ty khấu trừ thuế cho bạn, hãy báo nhân sự để họ cập nhật.

Người phụ thuộc qua đời trong năm thì tính thế nào?

Giảm trừ được tính đến hết tháng xảy ra sự việc. Bạn cần thông báo với cơ quan thuế hoặc công ty để dừng tính giảm trừ từ tháng kế tiếp, tránh bị truy thu khi quyết toán.

Làm hai công ty thì đăng ký người phụ thuộc ở đâu?

Chỉ đăng ký giảm trừ tại một nơi. Thông thường chọn nơi có thu nhập cao hơn để tối ưu. Cuối năm khi tự quyết toán, toàn bộ thu nhập và giảm trừ sẽ được tính gộp lại. Xem thêm ở bài làm nhiều công ty thì quyết toán ở đâu.