Hướng dẫn dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, và được chọn một trong hai loại: hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Với quán ăn, tiệm tạp hoá, quán cà phê bán lẻ mỗi ngày hàng trăm lượt, loại máy tính tiền thường tiện hơn nhiều.

Nghe tới “máy tính tiền” nhiều người hình dung phải mua một cỗ máy đắt tiền. Không phải vậy. Một chiếc điện thoại hay máy tính bảng có phần mềm phù hợp là đủ. Bài này giải thích hai loại khác nhau thế nào, năm bước bắt đầu dùng, và cách chọn nhà cung cấp cho khỏi hớ.

Hai loại hóa đơn hộ trên 1 tỷ được chọn

	Hóa đơn có mã của cơ quan thuế	Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Cách lập	Lập từng hóa đơn, gửi cơ quan thuế cấp mã rồi mới giao người mua	Lập ngay tại quầy khi bán hàng, dữ liệu chuyển tới cơ quan thuế
Hợp với	Bán cho doanh nghiệp, số hóa đơn mỗi ngày ít, giá trị lớn	Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, nhiều lượt nhỏ
Chữ ký số của người bán	Cần	Không bắt buộc
Thông tin người mua	Ghi đầy đủ	Chỉ ghi khi người mua yêu cầu

Đã đăng ký dùng một loại thì không bắt buộc đăng ký thêm loại kia. Nhiều hộ bán cả sỉ lẫn lẻ vẫn chọn máy tính tiền cho quầy, và xuất hóa đơn có mã cho khách doanh nghiệp khi cần.

Máy tính tiền thực ra là gì

Đó là bất kỳ thiết bị điện tử nào có phần mềm tính tiền, lưu giao dịch và kết nối truyền dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế. Điện thoại, máy tính bảng, máy bán hàng cầm tay hay máy tính để bàn đều dùng được, miễn là phần mềm đạt yêu cầu. Cái bạn thật sự “mua” là phần mềm và dịch vụ kết nối, không phải cục máy.

Một tờ hóa đơn từ máy tính tiền vẫn phải có đủ các nội dung chính: thông tin người bán, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, số lượng, số tiền thanh toán, thời điểm lập, và mã hoặc đường dẫn để tra cứu. Không cần chữ ký số của bạn trên từng tờ, điều khiến việc lập nhanh hơn hẳn ở quầy.

Các bước bắt đầu dùng

Bước 1: Xác định bạn có thuộc diện bắt buộc không

Ước tính doanh thu cả năm, cộng mọi cửa hàng và mọi kênh bán. Trên 1 tỷ đồng là bắt buộc. Dưới mức đó thì chưa bắt buộc, nhưng vẫn được đăng ký dùng nếu khách hay đòi hóa đơn. Cách xác định nhóm có ở bài hướng dẫn hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp phần mềm

Hóa đơn máy tính tiền chạy qua một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế. Tiêu chí chọn ở mục dưới.

Bước 3: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

Có hai đường: đăng ký qua chính nhà cung cấp dịch vụ, hoặc tự đăng ký trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn. Tờ khai đăng ký cũng làm được trên eTax Mobile, xem bài đăng ký và tra cứu hóa đơn điện tử trên eTax Mobile. Chờ tới khi có thông báo chấp nhận rồi mới bắt đầu lập hóa đơn.

Bước 4: Cài phần mềm và lập thử

Nhập danh mục hàng hóa, giá bán, rồi lập thử vài tờ để quen tay trước khi dùng thật giờ cao điểm. Kiểm tra xem hóa đơn đã hiện mã tra cứu chưa.

Bước 5: Lập hóa đơn ngay mỗi lần bán

Hóa đơn phải lập ngay khi bán hàng, không gom cuối ngày lập một lần. Người mua muốn lấy hóa đơn đứng tên công ty thì nhập thông tin của họ lúc đó.

Chọn nhà cung cấp thế nào cho khỏi hớ

• Có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế. Hỏi thẳng câu này. Phần mềm bán hàng thông thường in được hóa đơn giấy nhưng không kết nối thì không phải hóa đơn điện tử máy tính tiền.
• Chạy được trên thiết bị bạn đang có. Đừng mua máy mới nếu điện thoại hiện tại đủ dùng.
• Xuất được báo cáo doanh thu. Báo cáo này dùng luôn cho việc ghi sổ và kê khai, đỡ phải chép tay.
• Cách tính phí rõ ràng. Tính theo số hóa đơn hay thuê bao theo tháng, có phí khởi tạo không. So sánh trên đúng số hóa đơn bạn lập mỗi tháng.

Thú thật, lợi ích lớn nhất của máy tính tiền không nằm ở chuyện tuân thủ. Doanh thu từng ngày tự được ghi lại, nên đến kỳ khai thuế bạn có sẵn số liệu khớp với những gì cơ quan thuế nhìn thấy, không phải ngồi cộng lại từ sổ tay.

Ba lỗi thường gặp

• Tưởng phải mua máy chuyên dụng đắt tiền. Điện thoại hay máy tính bảng có phần mềm đạt yêu cầu là đủ.
• Lập gộp cuối ngày. Sai nguyên tắc lập hóa đơn ngay khi bán, và số liệu từng giao dịch không còn chính xác.
• Lập hóa đơn trước khi được chấp nhận đăng ký. Hóa đơn lập trước thời điểm đó không có giá trị.

Câu hỏi thường gặp

Doanh thu dưới 1 tỷ có nên dùng máy tính tiền không?

Chưa bắt buộc. Nên cân nhắc nếu khách thường xin hóa đơn, hoặc doanh thu đang tiến gần mốc 1 tỷ, để khi vượt ngưỡng bạn đã quen cách làm.

Mất mạng giữa giờ bán thì sao?

Hỏi nhà cung cấp trước về cách phần mềm xử lý khi mất kết nối, vì mỗi phần mềm làm một khác. Đây nên là một câu hỏi bắt buộc khi chọn nhà cung cấp, nhất là với quán bán đông giờ cao điểm.

Khách lẻ không lấy hóa đơn thì có phải lập không?

Vẫn lập. Hóa đơn được lập cho mọi lần bán, còn việc ghi thông tin người mua mới là tuỳ họ có yêu cầu hay không.