Cách ghi sổ doanh thu và chi phí cho hộ kinh doanh

Từ ngày 01/01/2026, mọi hộ kinh doanh đều phải ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, kể cả hộ có doanh thu dưới ngưỡng không phải nộp thuế. Hộ nhỏ chỉ cần một quyển sổ doanh thu mẫu S1a-HKD. Hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu dùng mẫu S2a-HKD. Hộ tính thuế theo thu nhập thì cần bộ sổ đầy đủ hơn, có cả chi phí, hàng hóa và tiền.

Nghe tới chữ kế toán, nhiều cô chú bán hàng lắc đầu ngay. Thật ra với phần lớn hộ nhỏ, việc này chỉ là ghi mỗi ngày bán được bao nhiêu, một thói quen mất vài phút. Bài này giúp bạn chọn đúng mẫu sổ, ghi thế nào cho đủ, và giữ sổ ra sao để khi cơ quan thuế hỏi thì có cái trình ra.

Vì sao hộ kinh doanh nay phải ghi sổ

Khi thuế khoán chấm dứt, cơ quan thuế không còn ước mức thuế cho bạn nữa. Bạn tự khai, và sổ sách là bằng chứng duy nhất cho con số mình khai. Hộ dưới ngưỡng dùng sổ để chứng minh doanh thu cả năm thật sự không vượt 1 tỷ đồng. Hộ trên ngưỡng dùng sổ làm căn cứ lập tờ khai từng quý.

Sổ còn là thứ đối chiếu với những dữ liệu cơ quan thuế đã có sẵn: hóa đơn điện tử bạn xuất ra, tiền về tài khoản ngân hàng kinh doanh, doanh thu sàn thương mại điện tử báo về. Ba nguồn này mà lệch nhiều so với sổ thì rất dễ nhận thông báo yêu cầu giải trình.

Mẫu sổ nào dành cho hộ nào

Mẫu sổ	Tên sổ	Dùng cho
S1a-HKD	Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ	Hộ không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân vì doanh thu dưới ngưỡng
S2a-HKD	Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ	Hộ nộp cả hai loại thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu
S2b-HKD	Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ	Hộ nộp thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ, thuế thu nhập cá nhân theo thu nhập tính thuế
S2c-HKD	Sổ chi tiết doanh thu, chi phí	Hộ tính thuế thu nhập cá nhân theo thu nhập, để xác định thu nhập chịu thuế
S2d-HKD	Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	Theo dõi nhập, xuất, tồn kho
S2e-HKD	Sổ chi tiết tiền	Theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
S3a-HKD	Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác	Hộ có hoạt động chịu thêm loại thuế khác, như thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế bảo vệ môi trường

Một điểm cần nói rõ: Thông tư 152 ra đời khi ngưỡng không phải nộp thuế còn là 500 triệu đồng, nên nhiều bài viết vẫn ghi sổ S1a dành cho hộ dưới 500 triệu. Từ khi Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng lên 1 tỷ đồng, áp dụng từ 01/01/2026, các hướng dẫn cập nhật hiểu sổ S1a dùng cho hộ có doanh thu từ 1 tỷ trở xuống. Doanh thu của bạn nằm giữa 500 triệu và 1 tỷ thì nên hỏi cơ quan thuế quản lý một câu cho chắc.

Ghi sổ trong năm bước

Bước 1: Xác định nhóm và cách tính thuế của hộ

Ước tính doanh thu cả năm, cộng mọi kênh bán. Từ 1 tỷ trở xuống dùng S1a-HKD. Trên 1 tỷ tới 3 tỷ và tính theo tỷ lệ trên doanh thu thì dùng S2a-HKD. Tính theo thu nhập, dù bắt buộc vì trên 3 tỷ hay tự chọn, thì dùng S2b-HKD cùng các sổ chi tiết S2c, S2d, S2e. Chưa biết nên chọn cách tính nào thì đọc bài hộ kinh doanh nên chọn tính thuế theo doanh thu hay lợi nhuận.

Bước 2: Chọn sổ giấy hay sổ điện tử

Thông tư cho phép lưu tài liệu kế toán bằng giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Hộ bán ít đơn có thể dùng sổ giấy hoặc bảng tính. Hộ bán lẻ nhiều lượt nên dùng phần mềm bán hàng có xuất sổ theo mẫu, vì dữ liệu từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử tự đổ vào sổ, đỡ ghi tay và đỡ sai.

Bước 3: Ghi doanh thu đều đặn

Ghi mỗi khoản doanh thu với ngày, nội dung và số tiền, hoặc tổng hợp theo ngày nếu bán lẻ nhiều. Ghi đủ mọi hình thức thu tiền: tiền mặt, chuyển khoản, thu hộ khi giao hàng, tiền sàn thương mại điện tử trả về. Hộ nhiều ngành thì tách doanh thu theo ngành ngay trong sổ, vì mỗi ngành có tỷ lệ thuế khác nhau.

Bước 4: Ghi chi phí kèm chứng từ nếu tính theo thu nhập

Hộ tính theo thu nhập ghi thêm từng khoản chi phí: tiền nhập hàng, thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, vận chuyển. Mỗi khoản cần hóa đơn hoặc chứng từ đi kèm. Chi phí không có chứng từ hợp lệ thì gần như không được trừ khi tính thuế, dù bạn chi thật.

Bước 5: Cộng sổ cuối kỳ và đối chiếu

Cuối mỗi quý cộng sổ, so với hóa đơn đã xuất và sao kê tài khoản kinh doanh. Chênh lệch nào thì tìm nguyên nhân ngay, ví dụ đơn hoàn hàng hay tiền cá nhân chuyển nhầm vào. Con số đã khớp là con số bạn dùng để lập tờ khai theo bài cách kê khai thuế theo quý cho hộ kinh doanh, hoặc để thông báo doanh thu năm nếu bạn dưới ngưỡng.

Ba lỗi ghi sổ hay gặp nhất

• Chỉ ghi phần có hóa đơn. Sổ doanh thu phải ghi mọi khoản bán ra, kể cả khi khách không lấy hóa đơn. Ghi thiếu chính là khai thiếu doanh thu.
• Dồn ghi vào cuối năm. Tới lúc đó bạn không còn nhớ nổi từng khoản, và con số sẽ khác xa dòng tiền ngân hàng.
• Quên doanh thu ngoài cửa hàng. Bán qua Facebook, Zalo hay trên sàn đều phải cộng vào. Người bán qua mạng xã hội xem thêm bài cách kê khai thuế khi bán hàng qua Facebook và Zalo.

Lưu giữ sổ và chứng từ

Giữ sổ, hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra và sao kê ngân hàng theo từng năm, xếp theo quý cho dễ tìm. Sổ điện tử thì sao lưu định kỳ ra một nơi khác, đừng chỉ để trong một chiếc điện thoại hay một máy tính. Cơ quan thuế có thể kiểm tra lại các năm trước, nên đừng vội hủy giấy tờ khi năm tài chính vừa qua.

Hộ mới bỏ thuế khoán và đang làm quen với tự khai nên xem cả bài hướng dẫn hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai để nắm đủ sáu việc cần làm trong năm đầu.

Câu hỏi thường gặp

Hộ dưới 1 tỷ không nộp thuế có cần ghi sổ không?

Có. Thông tư 152/2025/TT-BTC áp dụng cho cả hộ không phải nộp thuế, với một quyển sổ doanh thu mẫu S1a-HKD. Sổ này là căn cứ để bạn thông báo doanh thu năm và chứng minh mình dưới ngưỡng khi được hỏi.

Có được tự sửa mẫu sổ cho dễ ghi không?

Được. Thông tư cho phép hộ bổ sung, sửa đổi mẫu sổ cho hợp với việc kinh doanh của mình, miễn vẫn thể hiện đủ các thông tin mà mẫu yêu cầu, như ngày, nội dung và số tiền.

Ghi sổ bằng phần mềm bán hàng có được chấp nhận không?

Được. Hộ kinh doanh được lưu tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử. Nên chọn phần mềm xuất được sổ theo đúng mẫu của Thông tư 152 và nhớ sao lưu dữ liệu định kỳ.